PSYKOLOGIPALVELU MANTELIPUUN OMAVALVONTASUUNNITELMA

Tätä omavalvontasuunnitelmaa on päivitetty viimeksi 29.10.2025

Tämän omavalvontasuunnitelman perustella valvon psykologiyrittäjänä oman palveluyksikköni palvelupisteiden toimintaa, niiden laatua ja asianmukaisuutta sekä asiakas- ja potilasturvallisuutta. Omavalvonnan tehtävä on täydentää viranomaisvalvontaa.

Velvollisuus laatia palveluyksikkökohtainen omavalvontasuunnitelma perustuu sosiaali- ja terveydenhuollon valvontalain (741/2023) 27 §:n ja sen perusteella laadittuun Valviran määräyksen 1/2024.

Sisällysluettelo

PSYKOLOGIPALVELU MANTELIPUUN OMAVALVONTASUUNNITELMA. 1

  1. Palveluntuottajaa, palveluyksikköä ja toimintaa koskevat tiedot. 1

1.1 Palveluntuottajan perustiedot: 1

1.2 Palveluyksikkö ja palvelupisteet, joita tämä suunnitelma koskee (palveluyksikön perustiedot): 1

1.3 Palvelut, toiminta-ajatus ja toimintaperiaatteet 1

  1. Asiakas- ja potilasturvallisuus. 2

2.1 Palveluiden laadulliset edellytykset 2

2.2 Vastuu palvelujen laadusta. 2

2.3 Asiakkaan ja potilaan asema ja oikeudet 2

  1. Henkilöstö. 4
  2. Monialainen yhteistyö ja palvelun koordinointi 4
  3. Toimitilat ja välineet. 5
  4. Lääkinnälliset laitteet, tietojärjestelmät ja teknologian käyttö. 6

6.1 Potilastietojärjestelmät 6

6.2 Potilastietojen käsittely. 6

6.3 Etävastaanoton tietoturva. 6

  1. Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja. 7

7.1 Potilaan yksityisyyden suoja ja potilastietojen luovuttaminen. 7

7.2 Asiakasasiakirjojen käsittely yrityksen sisällä. 7

  1. Riskienhallinta. 8

8.1 Riskienhallinnan järjestelmä. 8

8.2 Vaaratapahtumien ja epäkohtien dokumentointi 8

  1. Omavalvontasuunnitelman toimeenpano, julkaiseminen, toteutumisen seuranta ja päivittäminen. 8

9.1 Toimeenpano. 9

 

 

1. Palveluntuottajaa, palveluyksikköä ja toimintaa koskevat tiedot

1.1 Palveluntuottajan perustiedot:

Yrityksen nimi: Psykologipalvelu Mantelipuu

Yrittäjä: Katri Hynninen

Y-tunnus: 3318519-5

Osoite: Vuorentaustantie 2 B 23, 33420 Tampere

Puh. 045-7838 6438

Sähköposti: katri.hynninen@mantelipuu.fi

 

1.2 Palveluyksikkö ja palvelupisteet, joita tämä suunnitelma koskee (palveluyksikön perustiedot):

 

Palveluyksikkö: Psykologipalvelu Mantelipuu.

Palveluyksikön toimintaa johtaa yksityisenä ammatinharjoittajana toimiva psykologi Katri Hynninen

Tähän palveluyksikköön kuuluvat seuraavat palvelupisteet, joissa palvelua annetaan:

  • Psykologin vastaanottopalvelut osoitteessa: Vuorentaustantie 2 B 23, 33420 Tampere
  • Psykologin vastaanottopalvelut osoitteessa: Kuninkaankatu 30 A, 2.krs, th 8, 33200 Tampere.
  • Psykologin vastaanottopalvelut osoitteessa: Aleksis Kiven katu 24 B 37-38, 33200 Tampere.

 

Palveluyksikön palvelupisteissä toteutetaan sekä lähi- että etätapaamisia.

 

1.3 Palvelut, toiminta-ajatus ja toimintaperiaatteet

 

Yritys tarjoaa psykologin vastaanottopalveluita palvelupisteiden sijaintikunnan alueella kaikenikäisille asiakkaille. Palveluita tarjotaan myös etävastaanottona ja puhelimitse. Etävastaanotot toteutetaan tietoturvallisen videoyhteyden välityksellä. Etäpalveluiden piirissä on asiakkaita myös muualta Suomesta tai ulkomailla asuvia. Palveluita tuotetaan itse maksaville asiakkaille ja erilaisilla maksusitoutumuksilla (esim. vakuutusyhtiöt, työterveys) asioiville asiakkaille.

 

Toiminta-ajatuksena on tarjota laadukkaita ja helposti saavutettavia palveluita, jotka tukevat asiakkaiden hyvinvointia ja elämänlaatua. Palveluntuottajana pyrin luomaan turvallisen ilmapiirin asioiden käsittelylle ja erilaisten tunteiden kohtaamiselle. Myös toiveikkuuden luominen ja vahvuuksien löytäminen on tärkeää.

 

Toimintaperiaatteena on asiakasturvallisuus, yhteisesti sovittuihin tavoitteisiin pohjautuva yhteistyö sekä toiminnan laadun ja tuloksellisuuden seuraaminen ja kehittäminen.

 

Yrittäjänä tuotan kaikki yrityksen palvelut itse ilman työntekijöitä tai alihankkijoita.

 

2. Asiakas- ja potilasturvallisuus

 

2.1 Palveluiden laadulliset edellytykset

 

Palveluntuottajana huolehdin jatkuvan seurannan sekä asiakkaiden kanssa toteutuvan vuoropuhelun kautta siitä, että palvelut ovat laadukkaita, asiakaskeskeisiä, turvallisia ja asianmukaisesti toteutettuja.

 

Palveluntuottajana olen vastuussa yritystoiminnassa syntyneistä ongelmatilanteista normaalina työaikana.

 

Ammatillisen osaamisen ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi osallistun säännöllisesti työnohjaukseen ja täydennyskoulutuksiin sekä luen ammattikirjallisuutta, uusimpia tutkimustuloksia ja seuraan oman alani ammatillista keskustelua eri kanavissa.

 

2.2 Vastuu palvelujen laadusta

 

  • Palveluntuottajana vastaan itseni johtamisesta sekä psykologin vastaanottopalveluiden sisällöstä ja laadusta kaikissa tilanteissa. Olen laillistettu psykologi ja Valviran valvoma terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain (559/1994) tarkoittama ammattihenkilö.
  • Vastuuhenkilönä ja yksinyrittäjänä olen kiinteästi osa palveluyksikön päivittäistä toimintaa.

 

2.3 Asiakkaan ja potilaan asema ja oikeudet

 

Asiakkaan oikeus hyvään kohteluun ja hoitoon

 

Jokaisella on oikeus tulla kohdelluksi ja kohdatuksi aina asianmukaisesti asiakkaiden taustasta tai vammasta riippumatta. Jokaisella on oikeus laadultaan hyvään terveyden- ja sairaanhoitoon. Jokaisen hoito on järjestettävä ja häntä on kohdeltava siten, ettei hänen ihmisarvoaan loukata sekä siten, että hänen vakaumustaan ja hänen yksityisyyttään kunnioitetaan. Potilaan äidinkieli, hänen yksilölliset tarpeensa ja kulttuurinsa on mahdollisuuksien mukaan otettava hänen hoidossaan ja kohtelussaan huomioon. Näistä oikeuksista säädetään tarkemmin laissa potilaan asemasta ja oikeuksista (potilaslaki, 785/1992).

 

Potilaslain mukaiset muut oikeudet, kuten tiedonsaantioikeudet, itsemääräämisoikeudet ja palautteenanto

 

Asiakkaan tiedonsaantioikeus toteutuu informoinnilla heti hoitosuhteen alussa. Käyn läpi psykologin vastaanottopalvelun käytännöt, periaatteet ja tavoitteet sekä kerron selkeästi palvelun kustannuksista ja maksu- ja peruutuskäytännöistä. Asiakkaalla on oikeus tutustua omiin potilasasiakirjoihinsa pyydettäessä.

Itsemääräämisoikeuden kunnioittaminen on keskeinen periaate työssäni. Kun asiakas hakeutuu ensimmäisen kerran vastaanotolle, määritellään yhdessä asiakkuuteen johtaneet haasteet ja tarpeet työskentelylle. Asiakas osallistuu aktiivisesti työskentelyn suunnitteluun ja päätöksentekoon. Tavoitteet ja työskentelymenetelmät valitaan yhteistyössä asiakkaan kanssa, hänen arvojaan ja toiveitaan kunnioittaen. Työskentely on vapaaehtoista ja asiakkaalla on aina mahdollisuus kieltäytyä hänelle tarjottavista käytännöistä.  Menestyksekäs työskentely edellyttää tyypillisesti asiakkaalta myös omaa aktiivisuutta ja motivaatiota oman hyvinvoinnin tukemiseksi, johon pyritään tyypillisesti pääsemään asiakkaan motivoinnilla, ohjauksella ja harjoituksilla.

Jokaisella tapaamisella asiakkaalle avataan mahdollisuus ilmaista palveluun liittyviä tarpeitaan ja antaa palautetta kokemustensa pohjalta. Asiakkaan on mahdollista antaa palautetta myös nimellisenä tai nimettömänä palvelupisteiden yhteydessä olevaan lukittuun postilaatikkoon. Palaute käsitellään mahdollisimman nopeasti ja tarvittaviin, perusteltuihin ja harkittuihin korjaustoimenpiteisiin ryhdytään välittömästi. Palautetta hyödynnetään tilanteen mukaan sekä yksittäisten asiakasprosessien sisällä että laajemmin palveluyksikön toiminnan kehittämisessä. Asiakkaalla on oikeus keskeyttää tapaamiset niin halutessaan ja tästä oikeudesta informoidaan selkeästi.

Hoitoon pääsy

Asiakkaita palvellaan ilman aiheetonta viivytystä. Mikäli asiakkaalle ei kyetä tarjoamaan hänen tarvitsemaansa hoitoa, tai sitä ei ole mahdollista tarjota kohtuullisessa määräajassa tai asiakkaaksi on jonoa, kerron tästä hoitoon hakeutuvalle asiakkaalle aina erikseen.

Asiakas tai alaikäisten kohdalla hänen huoltajansa ottaa yleensä itse yhteyttä sopiakseen tapaamisista. Yhteydenotto on pyritty tekemään mahdollisimman helpoksi.  Yhteydessä voi olla puhelimitse, sähköpostilla tai suojatun verkkoalustan (Minduu.fi -palvelun terapiahaun ja Valitse terapiasi-palvelun) kautta.

 

Alkutapaamisen yhteydessä arvioin psykologin vastaanottopalvelun soveltuvuutta ja ajankohtaisuutta asiakkaan tilanteeseen. Mikäli arvioin, että jokin muu hoitomuoto olisi asiakkaalle tarkoituksenmukaisempi, ohjaan hänet tarvittaessa muiden palveluiden pariin.

 

Epäasiallisen kohteluun puuttuminen ja potilasasiavastaava

Muistutukset ovat tärkeä osa palvelun laadun kehittämistä ja asiakkaan oikeusturvan toteutumista. Muistutuksen voi tehdä vapaamuotoisesti kirjallisena joko sähköpostitse tai postitse.

Jokainen muistutus käsitellään viipymättä, 1-4 viikon vastausajan kuluessa sen saapumisesta. Muistutuksen käsittelyssä noudatan seuraavia periaatteita:

 

  • Muistutuksen vastaanottamisesta ilmoitetaan asiakkaalle välittömästi
  • Asia selvitetään perusteellisesti ja puolueettomasti
  • Tarvittaessa konsultoidaan alan kollegoita tai juridista asiantuntijaa
  • Asiakkaalle annetaan selkeä, perusteltu kirjallinen vastine

Vastineessa otan kantaa muistutuksessa esitettyihin asioihin ja esitän konkreettiset toimenpiteet, joilla vastaavat tilanteet pyritään jatkossa ehkäisemään. Muistutukset ja niihin annetut vastineet dokumentoidaan ja säilytetään erillään potilasasiakirjoista. Muistutusten sisältöä hyödynnetään toiminnan kehittämisessä ja laadunhallinnassa.

Muistutuksen tekeminen ei rajoita asiakkaan oikeutta kannella asiastaan valvoville viranomaisille. Tarvittaessa ohjaan asiakkaan ottamaan yhteyttä viranomaiseen, joka voi avustaa muistutuksen tai kantelun tekemisessä.

 

Yrityksen vastaanottotilassa, verkkosivuilla ja tässä omavalvontasuunnitelmassa on potilas- ja sosiaaliasiavastaavista kertova tiedote, josta asiakas saa tarvittaessa lisätietoja potilaan oikeuksistaan. Yrittäjä on kouluttanut itseään potilaiden oikeuksia koskevasta lainsäädännöstä.

 

Hyvinvointialueen potilas- ja sosiaaliasiavastaavien neuvonnan aukioloajat ja yhteystiedot ovat ohessa:

Pirkanmaan hyvinvointialueen potilas- ja sosiaaliasiavastaaviin saa yhteyden puhelimitse, sähköpostilla tai tietoturvallisen viestipalvelun kautta. Potilasasiavastaavan puhelinnumero on  ja sähköposti potilasasiavastaava@pirha.fi ja sosiaaliasiavastaavan numero on .

Puhelinaika molemmille on ma-to klo 9-11.

Puhelimen ja sähköpostin lisäksi heille voi lähettää tietoturvallisen viestin suomi.fi-palvelussa tai postittaa kirjeen osoitteeseen: Hatanpäänkatu 3, 33900 Tampere.

 

3. Henkilöstö

 

Yrityksen henkilökunta koostuu yksinyrittäjänä toimivasta psykologista.

 

Lasten ja ikääntyvien parissa työskentelevä on velvollinen esittämään ennen palkkauspäätöstään oikeusrekisterikeskuksen alle 6 kk ikäisen rikostaustaotteen. 1.1.2025 alkaen rikostaustaote vaaditaan myös vammaisten parissa työskenteleviltä terveydenhuollon ammattilaisilta. Yrittäjän rikostaustaotteen tarkistamisesta on vastuussa yrittäjän toimintaa valvova aluehallintovirasto tai Valvira.

Ensiapuvalmius

Yrittäjänä ylläpidän omaa henkilökohtaista ensiapuvalmiuttani. Yrityksen toimitiloissa on käytettävissä yleisimmät tarvittavat ensiapuvälineet.

 

4. Monialainen yhteistyö ja palvelun koordinointi

Mikäli asiakkaan kanssa työskennellessä on tarpeen olla yhteistyössä muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa, suunnitellaan tiedonkulku sopimuksen mukaisella tavalla. Monialaista yhteistyötä voidaan tehdä tarvittaessa esimerkiksi asiakkaan kotikäyntien/arkiympäristökäyntien yhteydessä tai erillisillä verkostokäynneillä, sekä myös puhelimitse ja suojatulla sähköpostilla.

5. Toimitilat ja välineet

Kuvaus potilasturvallisuuden kannalta kriittisten tilojen suunnittelusta sekä tilojen soveltuvuudesta käyttötarkoitukseensa

Tämän palveluyksikön omavalvontasuunnitelma kattaa seuraavat fyysisesti palvelupisteet:

 

  • Kuninkaankatu 30 A, 2. krs, th8, 33200 Tampere, 10,7 m2, liikehuoneisto, joka on terveydenhuollon käyttöön soveltuva huomioiden äänieristys ja yksityisyyden suoja. Vastaanottotila sijaitsee rakennuksen toisessa kerroksessa. Se on sisustettu rauhalliseksi ja viihtyisäksi vastaanottotyöskentelyä varten. Asiakkaat tulevat toimitilaan soittamalla ovisummeria. Odotustila on erillään vastaanottotilasta. Tilat ovat esteettömät ja rakennuksessa on hissi. Wc-tilat sijaitsevat odotusaulassa.

 

  • Vuorentaustantie 2 B 23, 33420 Tampere, liikehuoneisto, 23,3 m2, joka on terveydenhuollon käyttöön soveltuva huomioiden äänieristys ja yksityisyyden suoja. Vastaanottotila sijaitsee rakennuksen ensimmäisessä kerroksessa. Se on sisustettu rauhalliseksi ja viihtyisäksi vastaanottotyöskentelyä varten. Asiakkaat tulevat toimitilaan soittamalla ovisummeria. Erillistä odotustilaa ei ole, vastaanottotilaan tullaan suoraan porraskäytävästä. Vastaanottotilaan noustaan yhdet portaat, rakennuksessa ei ole hissiä. Wc-tilat sijaitsevat vastaanottotilan yhteydessä.

 

  • Aleksis Kiven katu 24 B 37-38, 33200 Tampere, 22 m2, liikehuoneisto, joka on terveydenhuollon käyttöön soveltuva huomioiden äänieristys ja yksityisyyden suoja. Vastaanottotila sijaitsee rakennuksen viidennessä kerroksessa. Se on sisustettu rauhalliseksi ja viihtyisäksi vastaanottotyöskentelyä varten. Asiakkaat tulevat toimitilaan soittamalla ovisummeria. Odotustila on erillään vastaanottotilasta. Tilat ovat esteettömät ja rakennuksessa on hissi. Wc-tilat sijaitsevat odotusaulassa.

 

Kaikkien palvelupisteiden toimitilat siivotaan säännöllisesti vähintään kerran viikossa, ja tarpeen mukaan useamminkin. Siivouksessa huomioidaan hygienian ja tartuntatautien ehkäisyn vaatimukset. Jätehuolto on järjestetty kunnallisen jätehuollon kautta. Yrityksen toiminnassa ei synny erityisen vaarallisia jätteitä.

 

Vastaanottotilojen turvallisuudesta on huolehdittu asianmukaisilla järjestelyillä. Tilat on varustettu palovaroittimilla ja alkusammutusvälineillä. Poistumistiet on merkitty selkeästi, ja tiloissa on näkyvillä pelastussuunnitelma sekä hätäpoistumisreitit. Ensiaputarvikkeet ovat helposti saatavilla ja niiden käyttökelpoisuus tarkistetaan säännöllisesti. Työturvallisuuden varmistamiseksi vastaanottotilan kalustus on järjestetty niin, että pääsy poistumistielle on esteetön.

Tilat on suojattu lukituksella. Paperimuotoista materiaalia, jota ei ole erikseen digitaalisesti varmennettu, säilytetään palosuojatuissa lukituissa tiloissa.

 

Kriisi- ja hätätilanteiden varalle on laadittu selkeät toimintaohjeet, jotka sisältävät:

 

  • Hätänumerot ja päivystävien palveluiden yhteystiedot
  • Evakuointiohjeet
  • Ensiapuohjeet

6. Lääkinnälliset laitteet, tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

 

6.1 Potilastietojärjestelmät

 

Toimin palveluntuottajana ja palveluyksikön yrittäjänä itse tietosuojavastaavana ja vastaan henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta. Asiakastietoja käsitellään tietosuojaselosteen mukaisesti, joka on tämän omavalvontasuunnitelman liitteenä. Tietosuojaseloste on myös nähtävillä verkkosivuillani sekä vastaanotolla.

 

Käytössäni oleva potilastietojärjestelmä ERA/Atostek täyttää asiakastietolain (laki 703/2023) vaatimukset ja se löytyy Valviran tietojärjestelmärekisteristä. Asiakashallintajärjestelmä Minduu Pro on kehitetty vastaamaan psykologin vastaanottopalveluiden erityistarpeita. Potilasmerkinnät säilytetään Potilastiedon arkistossa (Kanta), jonka ylläpidosta vastaa Kela.

 

Kantaan kirjautuminen vaatii vahvan tunnistautumisen. Tietojen siirtämiseen Kantaan käytetään Atostek Oy:n ERA-järjestelmää, jonka tietoturvakäytäntö on Kanta-palveluiden edellyttämällä tasolla. Tämä on todettu ulkopuolisen auditoijan Atostek ERA:lle suorittamassa välittäjäauditoinnissa. Asiakas- ja laskutusrekisterin sähköisiä tietoja säilytetään AtCare Oy:n Minduu Pro -järjestelmässä, joka on suojattu salasanoin ja muuten teknisesti. MinduuPro -järjestelmässä ei säilytetä potilasmerkintöjä, vaan ainoastaan yleisiä asiakas- ja laskutustietoja. Asiakirjoihin ja tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joiden työtehtäviensä vuoksi on välttämätöntä niitä käsitellä.

 

Tietojärjestelmäkohtaiset tarkemmat kuvaukset ovat luettavissa yrityksen Tietoturvasuunnitelmasta.

 

Mahdollisen uuden järjestelmän löytyminen tietojärjestelmärekisteristä tarkistetaan yrittäjän toimesta ennen järjestelmän käyttöönottoa.

 

 

6.2 Potilastietojen käsittely

 

Potilasasiakirjojen käsittelyssä ja säilytyksessä noudatan sosiaali- ja terveysministeriön asetusta potilasasiakirjoista sekä muuta ajantasaista lainsäädäntöä. Potilastietojen käsittely tapahtuu Kanta-palveluissa, jonne tiedot tallentuvat Minduu pro-järjestelmästä Atostek ERA -rajapinnan kautta.

Järjestelmään kirjataan vain hoidon kannalta välttämättömät tiedot. Kirjaukset tehdään viiveettä ja huolellisesti, varmistaen tietojen asianmukaisuus ja virheettömyys. Potilasasiakirjamerkinnät pidetään selkeinä ja ymmärrettävinä, jotta niistä käy ilmi hoitoratkaisujen perusteet. Asiakas voi Omakanta-palvelusta määritellä luovutetaanko tietoja Kanta-palveluiden kautta sähköisesti muille sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajille hoidon tarpeen niin edellyttäessä.

 

Tietoturvallisuuden poikkeamatilanteissa toimitaan tietoturvasuunnitelman mukaisesti.

 

6.3 Etävastaanoton tietoturva

 

Etävastaanotot toteutetaan Minduu Pro -järjestelmän kautta, joka täyttää terveydenhuollon etäpalveluille asetetut tietoturvavaatimukset. Etävastaanottoon käytetään järjestelmän sisäänrakennettua videoyhteyttä, joka perustuu suojattuun WebRTC-teknologiaan.

Etävastaanoton aikana varmistan, että ympäristö on rauhallinen ja yksityisyyden suoja toteutuu molemmissa päissä.

Etävastaanoton häiriötilanteita varten on laadittu varajärjestelmä. Jos videoyhteys katkeaa, otan asiakkaaseen yhteyttä puhelimitse jatkotoimenpiteiden sopimiseksi. Vakavissa häiriötilanteissa sovitaan uusi vastaanottoaika.

 

7. Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

7.1 Potilaan yksityisyyden suoja ja potilastietojen luovuttaminen

 

Jo pelkkä tieto terveydenhuollon asiakkuudesta on lain mukaan salassa pidettävä potilassalaisuuden suojaama tieto. Yrityksen asiakas- ja potilasrekisteri on salainen ja tarpeellisin toimenpitein suojattu sekä teknisesti että organisatorisesti.

 

Mahdolliset virheelliset asiakastietokirjaukset korjataan aina viipymättä riippumatta siitä, miten tieto virheellisestä merkinnästä on tullut ilmi. Potilaan yksityisyyden suojaa tai muita oikeuksia ja vapauksia vakavasti vaarantavista tietoturvaloukkauksista kerrotaan aina rekisterinpitäjän toimesta EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti viipymättä potilaalle itselleen tai tämän lailliselle edustajalle, kuten edunvalvojalle tai huoltajalle.

 

Asiakastietoja luovutetaan eteenpäin vain lakiin perustuvasta syystä, asiakkaan erillisellä suullisella tai kirjallisella suostumuksella tai potilaan Kanta-arkistoon antaman tietojen luovutusluvan perusteella. Suullisesta tietojen luovutussuostumuksesta tehdään aina erillinen merkintä asiakasasiakirjoihin.

 

Kanta-arkistoon liittyneellä palveluntuottajalla on velvollisuus kirjata kaikki rakenteisesti kirjatut potilasasiakirjamerkinnät valtakunnalliseen potilastiedon arkistoon (Kantaan). Asiakas voi halutessaan kieltää tietojen edelleen luovuttamisen Kanta-palveluiden kautta, mutta Kantaan kirjaaminen on aina Kanta-palveluihin liittyneen palveluntuottajan lakisääteinen velvollisuus.

 

 

 

7.2 Asiakasasiakirjojen käsittely yrityksen sisällä

 

Asiakasasiakirjojen kuten potilasasiakirjojen käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä lakia sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023). Yrityksessä noudatetaan myös Kanta-arkiston toimintamalleja. Yrityksen tietoturvaa ja tietosuojaa on suunniteltu täsmällisemmin erillisessä lakisääteisessä tietoturvasuunnitelmassa, joka ei ole julkinen asiakirja.

 

Yrityksen rekisterinpitoasioista vastaavan henkilön yhteystiedot:

 

Katri Hynninen

katri.hynninen@mantelipuu.fi

p.045 7838 6438

 

Yrityksellä on käytössä sähköinen potilastietojärjestelmä ja yritys on liittynyt Kanta-palveluiden potilastiedon arkistoon (potilastietovarantoon).

 

Lisätietojen osalta yrityksen asiakkaiden käytettävissä on aina EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste.

8. Riskienhallinta

8.1 Riskienhallinnan järjestelmä

 

Riskien arviointi toteutetaan systemaattisesti ja ennakoivasti osana jokapäiväistä toimintaa. Keskeisimmät tunnistetut riskit liittyvät tietoturvaan, asiakasturvallisuuteen, työturvallisuuteen sekä palvelun jatkuvuuteen.

 

Tietoturvariskit minimoidaan käyttämällä vain tietoturvallisia järjestelmiä ja noudattamalla huolellista tietosuojakäytäntöä. Minduu Pro -asiakastietojärjestelmään rekisteröidytään vahvalla tunnistautumisella ja kirjaudutaan kaksivaiheisella tunnistautumisella. Asiakas- ja laskutustiedot on tallennettu asianmukaisesti Minduu Pro -järjestelmään ja potilasasiakirjamerkinnät kirjataan suoraan Kantaan MinduuPron käyttämän Atostek ERA -rajapinnan kautta. Etävastaanottoihin käytetään Minduu Pro -järjestelmää, joka on terveydenhuoltoon hyväksytty.

 

Asiakasturvallisuuden varmistamiseksi tehdään huolellinen alkuarviointi jokaisen asiakkaan kohdalla. Akuutissa kriisissä olevat tai välitöntä psykiatrista hoitoa tarvitsevat ohjataan tarkoituksenmukaisempien palveluiden piiriin. Kriisitilanteita varten on laadittu selkeät toimintaohjeet ja yhteystiedot päivystäviin palveluihin.

 

Työturvallisuuden näkökulmasta vastaanottotila on suunniteltu turvalliseksi ja uhkaaviin tilanteisiin on varauduttu ennalta laaditulla toimintasuunnitelmalla. Oman jaksamisen ja työturvallisuuden tukena toimii säännöllinen työnohjaus ja muu hyvinvoinnista huolehtiminen.

 

Havaitut riskit ja läheltä piti -tilanteet dokumentoidaan, analysoidaan ja käsitellään välittömästi. Riskienhallintaa kehitetään jatkuvasti saadun kokemuksen ja palautteen perusteella. Tarvittavat korjaavat toimenpiteet toteutetaan viipymättä, ja niiden vaikuttavuutta seurataan systemaattisesti.

 

8.2 Vaaratapahtumien ja epäkohtien dokumentointi

Kaikki havaitut vaaratapahtumat, epäkohdat ja läheltä piti -tilanteet dokumentoidaan. Dokumentoinnissa noudatetaan seuraavia periaatteita:

 

  • Kirjaus tehdään välittömästi tapahtuman tai havainnon jälkeen
  • Kirjauksessa kuvataan tapahtuman kulku, siihen johtaneet tekijät ja välittömät toimenpiteet
  • Tapahtumasta tehdään juurisyyanalyysi vastaavien tilanteiden ehkäisemiseksi
  • Korjaavat toimenpiteet kirjataan ja niiden toteutumista seurataan systemaattisesti

 

Erityistä huomiota kiinnitetään tietoturvapoikkeamien dokumentointiin ja käsittelyyn. Mahdollisista tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan viipymättä asianosaisille sekä tarvittaessa valvoville viranomaisille tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Viranomaisten tarkastuksissa tai päätöksissä havaitut epäkohdat ja niiden korjaamiseksi annetut määräykset dokumentoidaan ja korjaavat toimenpiteet toteutetaan annetussa määräajassa. Korjaavien toimenpiteiden vaikuttavuutta arvioidaan säännöllisesti.

Dokumentointi toimii myös oppimisen välineenä. Kerättyä tietoa hyödynnetään toiminnan kehittämisessä ja henkilökohtaisessa ammatillisessa kehittymisessä. Vuosittain tehdään yhteenveto havaituista tapahtumista ja arvioidaan riskienhallinnan toimivuutta kokonaisuutena.

 

9. Omavalvontasuunnitelman toimeenpano, julkaiseminen, toteutumisen seuranta ja päivittäminen

 

9.1 Toimeenpano

 

Ajantasainen omavalvontasuunnitelma on yrittäjän itsensä laatima ja saatavilla kaiken aikaa yrityksen kotisivuilta tai pyydettäessä yrittäjältä. Omavalvontasuunnitelman muutokset tehdään ja päivitetään tarpeen mukaan.

Omavalvontasuunnitelmaan tehdyt muutokset otetaan yrittäjän arkeen ja käytäntöihin.

9.2 Julkaiseminen, toteutumisen seuranta ja päivittäminen

 

Omavalvontasuunnitelma on nähtävillä yrityksen verkkosivuilla sekä kaikkien toimipisteiden vastaanottotiloissa. Suunnitelma on saatavilla sekä sähköisesti että paperitulosteena. Suunnitelma on saatavilla myös yrittäjältä pyydettäessä. Suunnitelmaan kirjataan viimeisin päiväys, jolloin suunnitelmaa on muutettu, jotta asiakkaiden saatavilla on aina suunnitelman uusin versio.

 

Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta on saatavilla yrittäjältä pyytämällä.

 

Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta (raportointi) koostuu kahdesta käsiteltävästä otsikosta:

 

  • Omavalvonnan havainnot
  • Havaintojen perusteella tehdyt toimenpiteet (kuten esimerkiksi muutokset omavalvontasuunnitelmaan)

 

Liitteet: Tietosuojaseloste

Aika ja paikka, allekirjoitus

 

Tampereella 28.6.2024                                                 Katri Hynninen, psykologi